Salah satu tugas sekretaris
adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan
bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu bos
di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal menerima tamu begitu
saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Tamu
kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk
kepentingan tertentu.
etika sekretaris tamu kantor antara lain
:
a.
Berpenampilan rapi, bersih dan segar
b.
Berperilaku sopan dan ramah
c.
Ekspresi wajah yang hangat
d.
Senang bergaul dan luwes
e.
Menjadi pendengar yang baik
f.
Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan
kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku
g.
Bersikap hormat kepada tamu
h.
Nada suara yang enak dan jelas
i.
Tenang dan menangani complain secara professional
j.
Tulus melayani tamu
C. Hal-hal yang Harus
dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris
menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
a). Mempersilahkan
tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.
b). Duduk berhadapan
dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar,
kaki menumpang keatas tidaklah baik.
c). Ketika akan
memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk
tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang
yang dimaksud.
d). Apabila materi
pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan
tertulis dikertas catatan.
e). Ketika tamu akan
meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
Melayani tamu menurut
kepentingannya.Ø
• Tamu yang datang untuk minta dana atau
sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dan atau
sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai
macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya
dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang harus diisi oleh
tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud
sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa
pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus
mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian
lainyang memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan
pimpinan.
• Tamu yang datang untuk menawarakn
barang atau jasa.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan
dan menyengankan sebab mereka telah mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam
membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta bertemu
langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur taktik dan
strategi dalam melayani tamu tersebut.
• Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya
banyak bertingkah. Mereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin
diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu ke bagian
pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin membeli barang.
Tamu aparat pemerintah.Ø
a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk
bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu
untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi
laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan
suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan
membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan
perusahaan.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya pejabat/aparat pemerintah
datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan
mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam pakaian
lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun
dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar
segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau
kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus
pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar
dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.
Tamu Teman PimpinanØ
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh
temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau
mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus mengenal
tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada
pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina
sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah
tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da
urusan bisnis penting.
Contoh bentuk percakapan dengan tamu
saat menerima tamu : “selamat
pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata sapaan seperti Mbak/Mas),Ø ada yang bisa saya bantu”
saat meminta tamu untuk mengisi
form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk kelengkapan informasi silahkan isi
form data yang kami sediakan.”atau, “jika berkenan, saya bisa menuliskannya
untuk bapak/Ibu.ӯ
saat mengatakan bahwa pimpinan
tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami tidak ada di tempat.
Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan kami akan
menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom maaf Bapak/Ibu, saat ini
pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji
bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau besok?”(sebautkan
hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).Ø
F. Formulir Kedatangan Tamu
Formulir kedatangan tamu hampir sama
dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon, informasi tentang tamu yang
datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya.
secata garis besar, form tamu berisikan
data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih
lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu
dan tamu yang bersangkutan.